Đưa thủ tục hành chính "tự tìm đến" người dân và doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, dù nhiều thủ tục đã được số hóa, phần lớn người dân và doanh nghiệp vẫn phải chủ động tìm hiểu quy định, ghi nhớ thời hạn, chuẩn bị hồ sơ và liên hệ với cơ quan nhà nước khi phát sinh nhu cầu. Trong khi đó, dữ liệu về dân cư, hộ tịch, thuế, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm hay y tế đã được hình thành và lưu trữ nhưng chưa được khai thác đầy đủ để phục vụ người dân.

Trước bối cảnh đó, thành phố Đà Nẵng triển khai mô hình Hành chính công chủ động, từng bước chuyển từ phương thức “người dân tìm đến dịch vụ công” sang “dịch vụ công chủ động tìm đến người dân và doanh nghiệp”. Đây không chỉ là một sáng kiến cải cách hành chính mà còn là bước thay đổi trong tư duy quản trị, lấy dữ liệu làm nền tảng và phục vụ làm mục tiêu.

Từ “chờ hồ sơ” sang chủ động phục vụ

Theo Phó Chủ tịch UBND thành phố Hồ Quang Bửu, mô hình Hành chính công chủ động được xây dựng trên nguyên tắc lấy các sự kiện phát sinh trong đời sống người dân và hoạt động của doanh nghiệp làm tín hiệu kích hoạt dịch vụ công.

Thay vì chờ người dân hoặc doanh nghiệp nộp hồ sơ, hệ thống sẽ chủ động phát hiện nhu cầu, hỗ trợ chuẩn bị thông tin và gửi thông báo thực hiện thủ tục. Nền tảng này được kết nối với nhiều nguồn dữ liệu như y tế, thuế, đăng ký kinh doanh, hộ tịch, dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Quy trình vận hành gồm ba bước. Trước hết, hệ thống tự động phát hiện các sự kiện như trẻ em được sinh ra, giấy phép sắp hết hạn hoặc doanh nghiệp đến kỳ kê khai thuế... Tiếp đó, dữ liệu được đối soát, xác thực và sử dụng để hỗ trợ tạo lập hồ sơ điện tử, điền trước các biểu mẫu từ những thông tin đã có. Cuối cùng, hệ thống gửi thông báo qua tin Email, SMS hoặc Zalo để người dân, doanh nghiệp kiểm tra, xác nhận và hoàn tất thủ tục.

Điều quan trọng là người dân không phải kê khai lại nhiều lần những thông tin đã khai báo trước đó. Những thủ tục có thể liên thông được kết nối để giảm thao tác và tiết kiệm thời gian.

Kết quả bước đầu cho thấy mô hình đang phát huy hiệu quả rõ rệt. Hệ thống Hành chính công chủ động của thành phố đã ghi nhận khoảng 4.600 hồ sơ điện tử, quản lý và theo dõi khoảng 15.400 giấy phép đã được số hóa, đồng thời gửi khoảng 33.900 lượt thông báo đến người dân và doanh nghiệp. Mức độ hài lòng trung bình đạt 4,2/5 sao.

Một trong những thủ tục chủ động tiêu biểu là khai sinh liên thông chủ động. Khi trẻ được sinh ra tại cơ sở y tế, dữ liệu chứng sinh từ bệnh viện được chuyển sang hệ thống để hỗ trợ phụ huynh thực hiện thủ tục khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ. Quy trình vốn phải trải qua nhiều bước nay được rút gọn đáng kể nhờ sự kết nối dữ liệu giữa các cơ quan.

Là một trong những người dân vừa trực tiếp trải nghiệm dịch vụ khai sinh liên thông chủ động, chị Phạm Thị Xuân Hiếu, trú phường Thanh Khê cho biết, quá trình thực hiện các thủ tục cho con sau khi chào đời đã thuận tiện hơn rất nhiều so với trước đây.

Theo chị Hiếu, ngay sau khi hoàn tất các thủ tục tại cơ sở y tế, gia đình đã nhận được thông báo và hướng dẫn thực hiện các bước tiếp theo trên điện thoại. Nhiều thông tin cần thiết đã được hệ thống tự động cập nhật, giúp giảm đáng kể việc kê khai giấy tờ.

“Tôi chỉ cần kiểm tra, xác nhận thông tin và hoàn thiện một số nội dung cần thiết. Các thủ tục khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho con được liên thông nên không phải đi lại nhiều lần. Cách làm này giúp gia đình tiết kiệm thời gian, công sức và cảm nhận rõ hơn sự thuận tiện của dịch vụ công số”, chị Hiếu chia sẻ.

Đối với doanh nghiệp, UBND thành phố cùng cơ quan thuế đã rà soát khoảng 8.007 hồ sơ thuộc diện phải kê khai thuế định kỳ để gửi thông báo nhắc thực hiện đúng hạn. Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã chủ động hoàn thành nghĩa vụ thuế sau khi nhận được thông báo từ hệ thống.

Đồng thời, đối với các giấy phép, giấy chứng nhận có thời hạn, hệ thống tự động nhận diện thời điểm sắp hết hiệu lực để gửi cảnh báo và hỗ trợ tạo lập hồ sơ gia hạn, hạn chế tình trạng quá hạn hoặc gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Những thay đổi tưởng chừng nhỏ này lại phản ánh sự thay đổi rất lớn trong cách thức phục vụ. Nếu trước đây người dân phải chủ động đi tìm thông tin và thực hiện thủ tục, thì nay chính quyền đang từng bước chủ động hỗ trợ ngay từ khi nhu cầu phát sinh.

Ông Lê Xuân Chiến, Tổ dân phố Kim Đới, phường Bàn Thạch cho rằng, mô hình Hành chính công chủ động đã tạo ra sự thay đổi tích cực trong mối quan hệ giữa chính quyền và người dân. Theo ông, việc hệ thống chủ động gửi thông báo nhắc thời hạn thực hiện các thủ tục hành chính giúp người dân tránh được tình trạng quên hoặc chậm thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

“Nhiều người dân, nhất là người lớn tuổi hoặc những người bận rộn với công việc, không phải lúc nào cũng nhớ các mốc thời gian của giấy tờ, thủ tục. Khi có thông báo nhắc trước cùng hướng dẫn cụ thể, người dân chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đúng hạn. Điều tôi đánh giá cao là chính quyền không chỉ chờ người dân đến làm thủ tục mà đã chủ động hỗ trợ từ sớm, thể hiện tinh thần phục vụ ngày càng rõ nét”, ông Chiến nhận xét.

Đem lại sự hài lòng tốt nhất cho công dân

Giá trị của Hành chính công chủ động không chỉ nằm ở việc nâng cao chất lượng dịch vụ công mà còn ở khả năng giảm chi phí xã hội và tạo động lực cho phát triển kinh tế.

Trong nền kinh tế hiện đại, thời gian chính là nguồn lực. Mỗi lần đi lại để hoàn thiện hồ sơ, mỗi ngày chờ xử lý thủ tục hay mỗi lần phải kê khai lại thông tin đều làm phát sinh chi phí cho người dân, doanh nghiệp và cả bộ máy quản lý nhà nước.

Khi dữ liệu được khai thác hiệu quả để hỗ trợ người dân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính, những chi phí đó được cắt giảm đáng kể. Người dân tiết kiệm thời gian, giảm công sức đi lại. Doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ, hạn chế rủi ro vi phạm hành chính và có điều kiện tập trung nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đối với cơ quan quản lý, việc tự động hóa quy trình giúp giảm khối lượng công việc thủ công, nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ và tăng tính minh bạch trong hoạt động công vụ.

Nhìn rộng hơn, đây chính là một dạng hạ tầng mềm của nền kinh tế số. Một môi trường đầu tư thuận lợi không chỉ được quyết định bởi hạ tầng giao thông hay nguồn nhân lực mà còn phụ thuộc vào chất lượng thể chế và hiệu quả của nền hành chính công.

Trong bối cảnh cả nước đang hướng tới mục tiêu tăng trưởng kinh tế ở mức hai con số, việc giảm chi phí tuân thủ, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục và nâng cao chất lượng phục vụ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Mỗi hồ sơ được xử lý nhanh hơn, mỗi thủ tục được đơn giản hóa và mỗi giao dịch hành chính được thực hiện thuận lợi hơn đều góp phần giải phóng nguồn lực cho nền kinh tế.

Bên cạnh những kết quả tích cực, Đà Nẵng cũng thẳng thắn nhìn nhận những khó khăn còn tồn tại như một số cơ sở dữ liệu chuyên ngành chưa được kết nối đầy đủ, chất lượng dữ liệu chưa đồng nhất, một số thủ tục liên thông vẫn phải thao tác trên nhiều hệ thống và việc kết nối với các cơ sở dữ liệu của bộ, ngành Trung ương vẫn cần tiếp tục được hỗ trợ.

Tuy nhiên, đây cũng là dư địa để thành phố tiếp tục hoàn thiện mô hình trong thời gian tới thông qua việc chuẩn hóa dữ liệu, mở rộng các kịch bản dịch vụ, tăng tỷ lệ tự động hóa và đẩy mạnh kết nối, chia sẻ dữ liệu liên thông.

Từ những giấy khai sinh được hỗ trợ cấp theo quy trình liên thông, những thông báo nhắc kê khai thuế đúng hạn hay những giấy phép được gia hạn kịp thời, Đà Nẵng đang từng bước khẳng định một hướng đi mới trong cải cách hành chính: dùng dữ liệu để phục vụ người dân và doanh nghiệp trước khi họ phải lên tiếng.

Đó không chỉ là sự thay đổi về công nghệ hay quy trình. Đó là sự chuyển dịch từ tư duy quản lý sang tư duy phục vụ, từ nền hành chính phản ứng sang nền hành chính chủ động. Và cũng chính từ những thay đổi ấy, một môi trường hành chính thuận lợi hơn, minh bạch hơn và hiệu quả hơn đang được hình thành, tạo nền tảng quan trọng cho mục tiêu phát triển nhanh, bền vững và tăng trưởng cao của thành phố trong giai đoạn mới.

Việc từng bước triển khai Hành chính công chủ động đối với toàn bộ thủ tục hành chính sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho người dân và doanh nghiệp; bảo đảm tính chính xác của thông tin nhờ dữ liệu được đồng bộ, chia sẻ và đối soát liên thông. Đồng thời, đây cũng là tiền đề để xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, lấy dữ liệu làm nền tảng và phục vụ người dân làm trung tâm, qua đó nâng cao chất lượng quản trị và hiệu quả hoạt động của chính quyền.

PHƯƠNG THUẬN